O síndico se encontra na posição de representante dos condôminos, possuindo, dentre várias funções, o de organização orçamentária do condomínio. Em consequência disso, a lei prevê expressamente o dever de prestar contas aos condôminos por meio de assembleia ordinária. No entanto, não raras as vezes, muitos condôminos não se sentem satisfeitos com a maneira que está ocorrendo a prestação de contas por parte do síndico, restando o sentimento de desconfiança, ou até mesmo crítica, com a forma em que o condominio está sendo administrado.
Muitos entendem que, pelo fato de serem condôminos, deve o síndico prestar contas a todo momento, bastando, para tanto, que seja feita uma solicitação por qualquer um dos moradores. Ocorre que, embora exista o direito do condômino de acompanhar os gastos por parte do sindico, isso não lhe garante o direito de obrigar o síndico a prestar contas, caso ocorra uma solicitação. Uma coisa é o condômino ter acesso as contas do condominio e outra coisa totalmente diferente é o direito do condômino exigir a prestação de contas. A lei assegura ao condômino o exame dos livros e documentos relacionados às contas do condominio, ou seja, O acesso a contabilidade do condominio. Se há recusa por parte do síndico, o condômino pode exigir judicialmente que lhe seja assegurado o acesso.
Não se trata de pedir a prestação de contas, mas pugnar pelo direito de examinar livros e documentos. A prestação de contas abrange tanto os atos praticados diretamente pelo síndico, como todos aqueles realizados pelos prepostos ou mandatários, ou seja, aqueles que atuem em nome dele. Geralmente, a convenção do condomínio dispõe sobre a frequência em que o síndico ou pessoa nomeada por ele irá apresentar todas essas contas, por meio de assembleia. Não dispondo a convenção a respeito do momento em que será julgada a atuação do administrador, caberá à assembleia e convocada nos termos do art. 24 da Lei 4.591/64 (Lei que dispõe sobre Edificações e Incorporações Imobiliárias) determina incumbência.
Em caso de aprovação das contas prestadas pelo síndico ou por terceiro nomeado, não poderá qualquer condômino, isoladamente, ou em conjunto com outros, exigir do síndico nova prestação, fato este que poderia inviabilizar a administração. Disso decorre que o condômino, de maneira isolada, não detém legitimidade (“possibilidade de propor ação”) de exigir contas, pois o “direito de examinar os livros e documentos relativos ao condomínio não se confunde com o direito da coletividade dos condôminos de obter a prestação de contas da administração do condominio” (REsp 2.050.372, STJ).
Resta, portanto, ao condômino irresignado com a aprovação das contas, propor a ação de anulação da deliberação que tratou da aprovação de contas, caso exista algum vício que a tenha maculado. Em tal caso, anulada a deliberação, uma nova assembleia deverá ser convocada para apreciar as contas. Além disso, pode o condômino atuar sozinho como intuito de agrupar ¼, dos condôminos e assim requerer a reunião da assembleia para tratar de determinada questão.